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Non solo Crm: Ds Smith utilizza Docupoint

Ds Smith è uno dei principali player europei nella produzione di packaging e display in cartone ondulato che opera in 37 paesi con un capitale umano di 32.000 persone.

A Rosà (VI) si trova una delle sedi venete dove la collaborazione tra B+B è ultra ventennale grazie al software di progettazione ArtiosCAD e al plotter per campionatura e mini produzione Kongsberg. Per Ds Smith tale relazione si è rivelata strategica, individuando in B+B il partner ideale per lo sviluppo di un software più consono ai bisogni aziendali e all’operatività quotidiana del proprio ufficio.

Non solo Crm…

Dal 2015 infatti, Ds Smith di Rosà utilizza Docupoint di B+B come strumento organizzativo di comunicazione e di gestione dei progetti tra Ufficio Tecnico, Reparto Commerciale e Ufficio Qualità raddoppiando i lavori in fase di progettazione e moltiplicando la trasformazione delle richieste in ordini.

Intervista a Tiziano Tasca, Packaging Structural Designer presso Ds Smith Rosà

Docupoint è un CRM?

Docupoin presso Ds Smith

“ Inizialmente l’obiettivo era quello di adottare un Crm ma presto ci siamo resi conto che non era sufficiente per noi. Docupoint oltre a tutte le funzioni classiche di Crm, ci garantisce una perfetta gestione dell’ufficio tecnico e la gestione di entrambe queste attività era quello che ci serviva. Sarebbe riduttivo definire Docupoint solo come crm, noi
lo chiamiamo ERP della fase di Pre-produzione ovvero un pianificatore e gestore di richieste in tempo reale che ci aiuta a tener traccia di tutte le attività condividendole tra reparti, velocizzando tempi, riducendo errori ed attività non a valore aggiunto ”

Quali esigenze specifiche è riuscito a soddisfare Docupoint ?

Flessibilità di prodotto

Grazie alla sua flessibilità di personalizzazione, abbiamo configurato il software a nostra immagine dandoci la possibilità di gestire ciò che fino a prima veniva elaborato su carta, tramite lunghe e frequenti telefonate o e-mail. Questo spesso conduceva alla perdita di informazioni, comportava il rischio di non elaborare le richieste in modo completo, allungando le tempistiche di evasione delle richieste ed un elevato impiego di ore extra per le risorse interne.

La qualità della relazione

Con l’utilizzo di Docupoint si sono ridotti gli attriti tra il reparto commerciale e quello tecnico, è migliorata molto la qualità di relazione tra le persone, responsabilizzando tutte le funzioni coinvolte nei vari progetti e dando visibilità del tempo necessario per svolgere le varie attività richieste. Grazie ad alcune caratteristiche specifiche del software come ad esempio l’inserimento di campi obbligatori, nulla viene lasciato al caso avendo la possibilità di condividere gli stessi dati tra reparti.

Riorganizzazione Ufficio Tecnico

Un’esigenza molto sentita inoltre era quella di riorganizzare completamente l’ufficio tecnico. I commerciali prima dell’adozione di Docupoint non erano a conoscenza della reale mole di lavoro che dovevamo
gestire all’interno del reparto progettazione e quindi non sapevano dare con certezza indicazione sui tempi di esecuzione lavori.

Il Planner di Docupoint

Attraverso il Pianificatore ora è possibile avere sotto mano la situazione di ogni attività dalla progettazione tecnica alla campionatura, dalla progettazione grafica all’esternalizzazione di lavorazioni fino alla gestione del colore.

Planner Docupoint

In base a delle colorazioni specifiche ogni attività evidenzia il suo stato di avanzamento, se il campione è pronto per essere spedito, se è in attesa di approvazione o di essere preso in carico dall’attività successiva come ad esempio la preventivazione. Con questa pianificazione ora è possibile capire e gestire le emergenze. Ora entrambi gli uffici riescono a capire in modo semplice e veloce dove c’è bisogno di supporto
e quale fase di attività è maggiormente ostacolata. Le persone sono più incoraggiate a collaborare e a inserire le informazioni corrette, prestando più attenzione al processo nella sua interezza.

La struttura di Docupoint

Crm per Packaging e Stampa Digitale

Attraverso il DIP (Dati Interni di Progettazione) la situazione di ogni singolo cliente è raggruppata in un’unica scheda. I dati anagrafici, contabili, i referenti commerciali e i contatti legati al cliente. Ma non solo: il tipo di attività richiesta, la progettazione tecnica, la tipologia di imballo, il tipo di onda, Budget annuale e per singolo lotto. Sono tutte informazioni leggibili da qualsiasi piattaforma in quanto Docupoint è un sistema Web. In questo modo il commerciale che si trova fuori sede o presso il cliente può avere a disposizione tutte le informazioni di ciò che è stato richiesto. La visualizzazione di tutti gli allegati e di tutte le attività svolte per il cliente.

Analisi dei dati per una maggiore comprensione delle attività.

Uno dei principali punti di forza di Docupoint inoltre è quello di poter estrapolare report. Questi possono essere visualizzati con Excel o con Power BI di Microsoft. Sono informazioni utili per capire quanti progetti vengono elaborati, quante revisioni vengono fatte, quanti delle richieste diventano ordini, analizzandone le motivazioni in maniera analitica. Il cliente di oggi è molto più esigente rispetto a quello di ieri. Nel mercato infatti vince chi prima sa rispondere in modo completo ed adeguato.
Un’altra caratteristica essenziale di Docupoint è stata la possibilità di integrarlo con il nostro sistema gestionale di gruppo basato su AS400. L’integrazione nativa con il software di progettazione ArtiosCAD e WebCenter di Esko è stato un altro plus irrinunciabile.

Ds Smith e B+B International

Quali sono gli elementi alla base della collaborazione tra DS Smith & B+B ?

“Da molti anni conosciamo bene la B+B, Davide, Andrea e tutto il team. Sappiamo che è una struttura specializzata che conosce perfettamente il business e le problematiche interne che possono derivare da un settore
così particolare come quello del packaging. Quando abbiamo contattato B+B non avevamo nè un Crm nè un software che svolgesse queste attività. C’erano degli studi in atto con altri sistemi ma a causa della complessità dell’interfaccia utente, della non completezza di dati e della ridotta flessibilità, quei progetti non furono mai avviati.
Avevamo bisogno in breve tempo di qualcosa di molto solido, vestito a pennello sulla nostra organizzazione, sulle nostre esigenze e B+B ci ha proposto Docupoint. Grazie al team di assistenza di B+B, sappiamo che ogni
modifica e richiesta viene presa in carico in tempi veloci. Il software è in continua evoluzione e questo ci permette di studiare assieme a B+B, possibili release e miglioramenti continui”.

Ds Smith Rosà

Quali potrebbero essere i possibili sviluppi con Docupoint per DS Smith?

“Continueremo a lavorare assieme a B+B per rendere Docupoint sempre più ergonomico sulla base delle nostre esigenze. L’obiettivo è quello di plasmarlo sulle nostre organizzazioni aziendali per poter offrire al cliente un servizio puntuale e di elevata qualità. Ci concentreremo nel supporto delle attività commerciali
con l’obiettivo di poter elaborare i preventivi per gli articoli ripetitivi direttamente da Docupoint mentre per quelli complessi sfrutteremo l’innovativa integrazione con ArtiosCAD.
Contestualmente a quanto indicato continueremo nella sua implementazione nei vari stabilimenti del gruppo”.