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Comunicazione efficace in Pre-Produzione

Che cosa si intende con Pre-Produzione?

LA PRE-PRODUZIONE è LA FASE CHE INIZIA CON LA RICHIESTA DELLA REALIZZAZIONE DI UNA COMMESSA E FINISCE CON L’ ELABORAZIONE CORRETTA E PUNTUALE DI UN PREVENTIVO DI VENDITA.

Che cos’è Docupoint?

IL MODULO DI PACKWAY DEDICATO AL MIGLIORAMENTO DELLA COMUNICAZIONE TRA UFFICIO COMMERCIALE ED UFFICIO TECNICO

La comunicazione tra ufficio tecnico ed ufficio commerciale è lenta, confusa ed alcune volte addirittura assente?

DOCUPOINT facilita la gestione di tutto il ciclo di pre-produzione fino all’elaborazione del preventivo al cliente.

DOCUPOINT adegua le più sentite esigenze comunicative ed organizzative di ogni azienda.

● Docupoint assegna le attività ed i cicli di approvazione in modo da poter far proseguire in maniera lineare e completo il flusso di lavoro dall’ufficio tecnico, al back office commerciale fino all’ufficio preventivazione.

● Progettato in base alle esigenze organizzative dell’azienda, Docupoint fornisce completezza delle informazioni inserite, in modo da non dimenicare o perdere elementi utili del progetto in fase di realizzazione.

Docupoint fornisce al venditore precisione nei tempi di risposta al cliente. I venditori hanno così la possibilità di avere una fotografia d’insieme ed immediata del carico di lavoro dei tecnici.

Docupoint attraverso il suo pianificatore programma e controlla le attività di pre-produzione

Docupoint riduce i rifacimenti, le revisioni e le attività non conformi

Docupoint è un fascicolo digitale di tutto quello che riguarda un determinato progetto: dalla richiesta agli allegati, e-mail di conferma, revisioni ed i files. Tutto lo storico di un progetto in un unico punto. In questo modo riduce l’utilizzo di carta da parte di ufficio commerciale ed ufficio tecnico.

I vantaggi di Docupoint

IDEATO E REALIZZATO PER LA GESTIONE DI AZIENDE CARTOTECNICHE, SCATOLIFICI E PRODUTTORI DI DISPLAY

Docupoint è stato pensato e sviluppato proprio per aiutare la gestione non organizzata delle richieste d’ordine: una fase sempre più critica per i produttori di packaging e di display.

UTILIZZABILE DA REMOTO TRAMITE UNA CONNESSIONE WI-FI

Docupoint è web! Il venditore può verificare in tempo reale la situazione delle attività in corso, riuscendo a definire con il cliente tempi e modalità di azione e ad elaborare preventivi veloci ed immediati da poter comunicare in fase di trattativa.

INTEGRABILE A QUALSIASI SOFTWARE GESTIONALE ERP 

Docupoint dialoga perfettamente con Packway ma anche con qualsiasi altro software gestionale o contabile posseduto ed utilizzato dall’azienda, per facilitare il passaggio di informazioni importanti per l’elaborazione della richiesta d’ordine.

PERSONALIZZABILE IN BASE ALL’ORGANIZZAZIONE AZIENDALE

Docupoint è completamente personalizzabile in base all’organizzazione aziendale ed al modo di operare interno di ogni realtà industriale. Sarà il cliente a definire insieme a B+B come vorrà operare per semplificare il processo di pre-produzione.

FACILE DA APPRENDERE ED UTILIZZARE

Tutta l’azienda sarà in grado in pochissimo tempo di comprendere le sue potenzialità ed utilizzarle nel proprio lavoro quotidiano.

Preventivazione veloce con Docupoint

Docupoint aiuta rapidamente la costruzione di un preventivo di vendita attraverso la compilazione automatica di una scheda tecnica ovunque ci si trovi. La sua compilazione veloce permette altresì di salvare il preventivo in Pdf allegandolo all’offerta inviata al cliente.

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SCHEDA CLIENTE

in un’unica scheda è possibile raccogliere tutte le informazioni relative ad un cliente:

Contatti dei riferimenti aziendali

● Elenco delle richieste fatte dallo stesso cliente

Attività commerciali: le attività che i commerciali/gli agenti/ i funzionari hanno svolto negli anni presso il cliente.

Dati commerciali e contabili: Docupoint integrato con l’ERP aziendale può far apparire tutti i dati relativi al cliente come budget annuale, scontistiche e pagamenti oltre che notizie relativi ai competitor

● Logistica e Spedizioni: la paletizzazione del cliente

Preventivi e ordini: elenco dei preventivi emessi e degli ordini: delle quantità ordinate, in lavorazione e consegnate con indicazione di prezzo e valore.

Non conformità: riepilogo di tutte le attività non conformi del cliente con indicazione delle risoluzioni in modo che il venditore possa essere sempre informato in tempo reale della situazione del cliente.

SCHEDA PROGETTO

Il format della scheda progetto segue la struttura produttiva dell’azienda utilizzatrice. Generalmente ne possiamo distinguere 3 in base al prodotto fornito:

SCATOLIFICIO: Lo scatolificio basa il proprio progetto sullo studio della performance di una scatola cercando di offrire al cliente finale il prodotto migliore ad un prezzo conveniente.

CARTOTECNICA: I produttori di packaging basano la propria “scheda progetto” sulla raccolta delle informazioni tecniche relative al prodotto finale e alle certificazioni (alimentari, FSC etc) inerenti ad esso.

PRODUTTORI DI DISPLAY: Chi sviluppa espositori POP solitamente offre un progetto coordinato al cliente finale. Questo implica il proliferarsi di molti prodotti diversi con caratteristiche tecniche differenti. A seconda dell’”item” compileranno molti campi descrittivi inerenti un preventivo, un prototipom, la grafica ed il copy, il tracciato ed il 3d, la categoria di prodotto (cartotecnico, durevole o semidurevole), il canale di posizionamento (farmaceutico, gdo, retail o cosmetico), la modalità di spedizione etc.

PIANIFICATORE ATTIVITA’ RELATIVE AD UN PROGETTO

il Pianificatore permette di visualizzare in tempo reale tramite un grafico GANTT le fasi di lavorazioni di un singolo progetto. In questo modo è semplice comprendere in quale attività è impegnato un reparto o a quale punto del flusso di lavoro si trova una richiesta anche per un venditore fuori sede.

ANALISI DIREZIONALI

Le analisi direzionali relative alla fase di pre-produzione si basano sui dati specifici dell’azienda utilizzatrice. Possono suddividere i progetti o brief nel periodo, visualizzare quelli che sono diventati ordine comparandoli con quelli in attesa di approvazione. Verificare i brief revisionati o i campioni in un determinato periodo. Suddividere i brief, gli ordini, i tempi, le revisioni per cliente o per agente ancora analizzare le performance del proprio ufficio tecnico. 

Le analisi direzionali sono utili per capire come si sta lavorando ed in quali punti sarebbe opportuno migliorare la propria produttività.

L’integrazione tra Docupoint e WebCenter

WebCenter è una piattaforma online di Esko che facilita la collaborazione aziendale. Consente agli utenti di gestire progetti e inserire note nei documenti, correggerli, approvarli o respingerli. WebCenter facilita e snellisce la comunicazione e rende più rapida l’evasione dell’ordine. WebCenter funge da archivio digitale contenente tutti gli strumenti necessari per l’elaborazione del progetto: grafiche, loghi, immagini, progetti 3d etc. L’ integrazione tra Docupoint e WebCenter costituisce il completamento di una comunicazione efficace ed efficiente sia interna che esterna all’azienda. In questo modo le richieste, le modifiche e il processo di elaborazione del progetto passa dal cliente all’ufficio commerciale, dall’ufficio tecnico a quello grafico. Tutto questo in tempo reale.

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