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Attività commerciali ed Ufficio Tecnico? Euroscatola sceglie Docupoint per la loro gestione

Euroscatola S.p.A. opera nel settore degli imballaggi in cartone ondulato, in polipropilene alveolare e imballi espansi dal 1973. L’azienda attualmente dispone di uno stabilimento principale a Bregnano (Como) e di uno a Cantù (Como). Dispone inoltre di un magazzino logistico a Lomazzo (Como), di uno a San Salvo (Chieti) e di uno a Città delle Pieve (Perugia)

Da scatolificio al servizio prevalente del mercato del mobile, Euroscatola si è evoluta ampliando la propria offerta, garantendo ad una clientela sempre più estesa e differenziata un servizio completo ed efficiente.

Ad oggi infatti l’azienda vanta un amplio portfolio prodotti: dagli imballaggi industriali agli espositori fino alle scatole fustellate prodotte con tecnologie flexo, offset e digitale.

Con queste potenzialità l’azienda riesce a soddisfare non solo le richieste di piccole e medie imprese ma anche di aziende di grandi dimensioni, rendendo molto eterogenea la gestione delle lavorazioni al suo interno.

Dato il crescente volume d’affari e la moltitudine di richieste, Euroscatola necessitava di un software che semplificasse il processo di Pre-produzione trovando in Docupoint l’alleato vincente in grado di soddisfare queste esigenze.

Tale scelta si è rivelata strategica, in quanto ha individuato in B+B il partner ideale per l’inserimento di un software in grado di migliorare le relazioni tra gli uffici commerciali e gli uffici tecnici, grazie alla completa conoscenza delle dinamiche quotidiane dell’ufficio tecnico e alle competenze nello sviluppo di software ERP per il packaging.

L’obiettivo principale è stato quello di inserire un sistema informativo in grado di migliorare il servizio e la qualità delle risposte al cliente e allo stesso tempo di ottimizzare il lavoro per tutte le risorse interne impiegate nelle attività di Pre-Produzione.
Questo signifiva gestire in maniera ordinata quelli che comunemente vengono definiti gli ordini interni, ossia delle richieste espresse dal cliente che non costituiscono effettivamente una commessa ma che sono propedeutiche per ricevere l’ordine dal cliente.
Si intuisce quindi l’importanza strategica di tutte queste attività, in quanto il riuscire a rispettare i tempi di risposta desiderati, proporre una soluzione ideale in base alle aspettative del cliente, ridurre le non conformità, implementare un sistema automatico di comunicazione tra i reparti così come le richieste di impianti stampa – fustella ai fornitori, pianificare le attività di tutte le risorse all’ interno di tali uffici attraverso un pianificatore grafico che consente di monitorare in tempo reale il carico di lavoro per la preventivazione, progettazione strutturale, campionatura, progettazione grafica, studio performance delle carte e qualità, consentono una tracciabilità di tutte queste operazioni oltre alla possibilità di effettuare analisi direzionali che aiutano a prendere delle decisioni commerciali e strategiche.

Facciamo due chiacchere con Luca Diamante, Supply Chain Manager di Euroscatola che si occupa dell’approvvigionamento delle materie prime e che da 30 anni opera a stretto contatto con la Famiglia Cappelletti, proponendo i più idonei investimenti conformi alla strategia aziendale.

Quali erano le esigenze iniziali alla base dell’inserimento di Docupoint?

L’obiettivo iniziale era quello di inserire un software per la gestione delle attività commerciali, ma presto ci siamo resi conto che non era sufficiente per noi un classico Crm, in quanto non proponiamo dei prodotti statici alla nostra clientela, per noi ogni volta è un nuovo progetto, un abito fatto su misura che deve essere sviluppato sulle specifiche esigenze del cliente.
Queste condizioni richiedono necessariamente un dialogo costante e ordinato tra i vari reparti commerciali e tecnici, quindi l’esigenza di coprire tutte queste necessità con un unico sistema informatico. Per questo motivo abbiamo scelto Docupoint, in quanto oltre a tutte le funzioni classiche di Crm, ha in più la gestione dell’ufficio tecnico e la gestione di entrambe queste attività erano esattamente quello che ci serviva.
Sarebbe riduttivo definire Docupoint solo come crm, noi lo consideriamo ERP della fase di Pre-produzione ovvero un pianificatore e gestore di richieste in tempo reale che ci aiuta a tener traccia di tutte le attività condividendole tra reparti, velocizzando tempi, riducendo errori ed attività non a valore aggiunto.

Sulla base dei risultati ottenuti dalla gestione dell’ufficio commerciale e tecnico, abbiamo implementato Docupoint anche per la parte relativa alla Qualità ovvero i reclami dei clienti e quelli verso i nostri fornitori prima gestita anch’essa tramite e-mail e attraverso dei moduli compilati direttamente nei vari reparti. Insieme a B+B siamo riusciti a creare un flusso di dati attraverso dei nuovi format coinvolgendo la Resp. della qualità, il reparto commerciale, ufficio tecnico, la produzione per i reclami fornitori e la contabilità per l’emissione delle note di credito, facendolo diventare un sistema completamente automatico.

Quali esigenze specifiche è riuscito a soddisfare Docupoint ?

Grazie alla sua specificità e flessibilità siamo riusciti a gestire tutto ciò che fino a prima della sua implementazione veniva elaborato su carta, tramite lunghe e frequenti telefonate o e-mail. Questo spesso conduceva alla perdita di informazioni, comportava il rischio di non elaborare le richieste in modo completo, allungando le tempistiche di evasione delle richieste. Con l’utilizzo di Docupoint abbiamo potuto migliorare la qualità delle relazioni tra il reparto commerciale e quello tecnico, responsabilizzando tutte le funzioni coinvolte nei vari progetti e dando visibilità del tempo necessario per svolgere le varie attività richieste. Grazie ad alcune caratteristiche specifiche del software come ad esempio l’inserimento di campi obbligatori, nulla viene lasciato al caso avendo la possibilità di condividere gli stessi dati tra reparti.
Un’esigenza molto sentita inoltre era quella di riorganizzare completamente l’ufficio tecnico.
I commerciali prima dell’adozione di Docupoint non erano a conoscenza della reale mole di lavoro che dovevamo gestire all’interno del reparto progettazione e quindi non sapevano dare con certezza indicazione sui tempi di esecuzione lavori. Attraverso il Pianificatore ora è possibile avere sotto mano la situazione di ogni attività dalla progettazione tecnica alla campionatura, dalla progettazione grafica all’esternalizzazione di lavorazioni fino alla gestione del colore.
In base a delle colorazioni specifiche ogni attività evidenzia il suo stato di avanzamento, se il campione è pronto per essere spedito, se è in attesa di approvazione o di essere preso in carico dall’attività successiva come ad esempio la preventivazione.
Con questa pianificazione ora è possibile capire e gestire le emergenze. Anche per tale motivo è migliorato il rapporto tra reparto vendite e ufficio tecnico che si trovavano a volte in conflitto a causa di ritardi nell’esecuzione dei progetti. Ora entrambi riescono a capire in modo semplice e veloce dove c’è bisogno di supporto e quale fase di attività è maggiormente ostacolata.
Le persone sono più incoraggiate a collaborare e a inserire le informazioni corrette, prestando più attenzione al processo nella sua interezza.

La situazione di ogni singolo cliente è raggruppata in un’unica scheda. I dati anagrafici, contabili, logistica, i referenti commerciali e i contatti legati al cliente, il tipo di attività richiesta, la progettazione tecnica, la tipologia di imballo, il tipo di onda, Budget annuale e per singolo lotto, sono tutte informazioni leggibili da qualsiasi piattaforma in quanto Docupoint è un sistema Web.
In questo modo il commerciale che si trova fuori sede o presso il cliente può avere a disposizione tutte le informazioni di ciò che è stato richiesto, la visualizzazione di tutti gli allegati e di tutte le attività svolte per il cliente.
Uno dei principali punti di forza di Docupoint inoltre è quello di poter estrapolare report che si possono visualizzare con Excel o con Power BI di Microsoft. Sono informazioni utili per capire quanti progetti vengono elaborati, quante revisioni vengono fatte, quanti delle richieste diventano ordini, analizzandone le motivazioni in maniera analitica.
Il cliente di oggi è molto più esigente rispetto a quello di ieri e nel mercato vince chi prima sa rispondere in modo completo e in maniera qualitativamente adeguata.
Un’altra caratteristica essenziale di Docupoint è stata la possibilità di integrazione verso il nostro sistema gestionale così come l’integrazione nativa con il software di progettazione ArtiosCAD.

Quante persone utilizzano Docupoint, in che ruolo operano e per gestire quali attività?

L’organizzazione commerciale è formata da funzionari commerciali, da agenti di vendita e da impiegati di back office. Quando viene compilato il brief di un nuovo progetto, si attiva il dialogo direttamente con l’ufficio tecnico che è dedicato alla progettazione strutturale e alla campionatura. Una struttura dunque di 21 persone che insieme utilizzano Docupoint per la gestione delle loro attività quotidiane. Non nascondo lo scetticismo iniziale di alcuni commerciali dovuto ad una nuova modalità operativa, che però a distanza di poche settimane il suo valore aggiunto è stato compreso da tutto il team, rendendo il suo utilizzo una routine organizzativa indispensabile.

Risultati concreti e positivi, al punto che in poco tempo abbiamo deciso di implementare in Docupoint anche la gestione della Qualità e delle non conformità, dove sono attive altre 5 persone.

Che tipo di selezione avete effettuato e perché avete scelto Docupoint?

Abbiamo scelto Docupoint perché conoscevamo B+B in quanto nostro fornitore di ArtiosCAD e plotter Kongsberg. Ci fidiamo di B+B ed eravamo coscienti che il loro prodotto si sarebbe rivelato all’altezza delle nostre aspettative.

Sappiamo che è una struttura specializzata che conosce perfettamente il business e le problematiche interne che possono derivare da un settore così particolare come quello del packaging.

Quando abbiamo contattato B+B non avevamo un software che svolgesse queste attività, c’erano degli studi in atto con altri sistemi ma a causa della complessità dell’interfaccia utente, della non completezza di dati e della ridotta flessibilità, quei progetti non furono mai avviati.
Avevamo bisogno in breve tempo di qualcosa di molto solido, vestito a pennello sulla nostra organizzazione, sulle nostre esigenze e B+B ci ha proposto Docupoint.
Grazie al team di assistenza di B+B, ogni modifica e richiesta viene presa in carico in tempi veloci, il software è in continua evoluzione e questo ci permette di studiare assieme a B+B, possibili release e miglioramenti continui.

Quali potrebbero essere i prossimi sviluppi?

Ci sono diverse fasi che potremmo automatizzare con Docupoint ma quello che desta maggior interesse potrebbe essere il suo utilizzo come database al nostro Pack4u, sito web per l’acquisto di scatole on line.

Docupoint infatti viene utilizzato da altre aziende insieme al modulo preventivi di Packway che consente di codifica dettagliatamente tutte le materie prime, i centri di lavoro ed i flussi produttivi riprodotti anche graficamente nella scheda tecnica al fine di poter elaborare preventivi per ogni tipologia di articolo, il tutto anche integrato con siti di e-commerce.

La preventivazione, conclude Diamante, è attualmente la fase più critica in Euroscatola che richiede maggior tempo soprattutto per quanto riguarda i prodotti complessi come gli espositori o le scatole composte da molteplici elementi. Creare un sistema automatico che ci aiuti nell’elaborazione di prodotti ripetitivi così come di quelli complessi sfruttando la nuova integrazione con ArtiosCAD potrebbe costituire un investimento sul quale focalizzare la nostra attenzione futura.