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Come incrementare le vendite partendo dalla propria organizzazione?

L’obiettivo primario di qualsiasi azienda sia essa cartotecnica, scatolificio, produttrice di espositori/display o facente parte del grande settore delle arti grafiche è quello di aumentare le vendite e la produttività, contenendo il più possibile i costi di produzione e gestione. 

Oltre a rappresentare una chimera per molti, le aziende spesso si focalizzano di più su macchinari performanti, che sul miglioramento della propria operatività interna.

L’ errata convinzione che il segreto del successo si basi sull’utilizzo dello strumento invece che sulla costruzione della strategia aziendale e del corretto modello di business da adottare, è un comportamento diffusissimo in qualunque settore si operi. 

Ma dove partire dunque per ridurre errori, ritardi e costi inutili?

La risposta è da ricercare all’interno della propria organizzazione. In particolar modo, da dove il processo aziendale e quindi il flusso di lavoro ha inizio, ovvero dalle vendite e dalla progettazione. 

Come viene comunicata la richiesta di un progetto all’interno del proprio ufficio tecnico? In quale modo viene elaborata? Attraverso quali criteri vengono definiti tempi e costi di ogni singola commessa? Ed una volta che la richiesta si tramuta in ordine, come vengono gestite le relazioni con i clienti?

Se la modalità operativa è casuale e non esiste un vero e proprio processo misurato, c’è il rischio di essere in una fase del workflow che necessita indubbiamente di miglioramento.

L’ufficio commerciale dispone di un Crm aziendale?

Crm che cos’è e come funziona

Il CRM o Customer Relationship Management è un software di gestione delle relazioni con diverse tipologie di stakeholders aziendali (prospects, lead, clienti, fornitori). Queste relazioni sono funzionali ad organizzare le informazioni di contatto, gestire processi e tracciare interazioni misurando l’intera esperienza delle persone registrate nel CRM.

il CRM non è solo tecnologia ma uno strumento di supporto utile a organizzare e gestire in modo migliore tutti i processi aziendali e aumentare la collaborazione tra diverse aree e funzioni.

Il segreto per gestire le relazioni con i clienti

Più le informazioni e i dati contenuti nel CRM saranno rilevanti e facilmente consultabili più sarà efficace ed efficiente la conduzione di analisi comportamentali dei clienti. Si incrementerà la probabilità che le opportunità di vendita siano chiuse e che le comunicazioni verso potenziali clienti abbiano il successo sperato.

Ma il CRM da solo non serve a nulla perchè la sua efficacia dipende prevalentemente dalle persone che lo utilizzano e da come lo fanno. Spesso il CRM fallisce perché soccombe alla logica dei reparti aziendali che operano in modo isolato. Il CRM invece presuppone una sinergia tra tutte le diverse funzioni aziendali (sales, ufficio tecnico, ufficio preventivazione,marketing, R&D, management). Se questa manca il CRM è condannato automaticamente al fallimento perché:

  • Non esisteranno obiettivi condivisi che ne giustificano l’utilizzo, nei casi estremi gli obiettivi dei singoli reparti potrebbero andare addirittura a collidere tra loro.
  • Il management non potrà trarre vantaggio da dati e informazioni contenuti nel CRM. Gli insights non daranno mai un quadro completo, quindi sarà difficile prendere decisioni.

Come avrai intuito, il Crm dunque può essere un utile strumento aziendale da utilizzare per gestire la relazione con i propri clienti o prospect ma non l’unico elemento che potrà aiutarti a soddisfare i tuoi obiettivi senza una corretta comunicazione tra reparti.

Come migliorare la comunicazione tra reparti?

Quello che spesso abbiamo notato parlando con i nostri clienti provenienti dal settore del packaging e del display, è quanto spesso sottovalutano o non sappiano come migliorare quella delicata fase che noi chiamiamo “pre-produzione” cioè quel momento che inizia con la richiesta di un progetto da parte di un possibile cliente e finisce con la sua realizzazione strutturale. Questa fase vede coinvolti principalmente due reparti: quello commerciale, delle vendite e quello della progettazione cioè l’ufficio tecnico. 

Spesso notiamo che la comunicazione tra questi due reparti si rivela assente, incompleta, casuale e non essendo puntualmente gestita fa sorgere malintesi, ritardi e provoca sovraccarichi di lavoro e di conseguenza costi aggiuntivi. Molte volte le richieste vengono comunicate via telefono o a voce e le loro mancate tracciabilità generano confusione e ripetizioni inutili anche per commesse successive.

Scegliere il giusto software in base al proprio modello di business

Scegliere uno strumento in grado di affiancare e supportare l’organizzazione e le modalità operative interne è importante per poter riuscire nel minor tempo possibile a sfruttare al meglio le sue potenzialità e misurare i miglioramenti che questo può donare all’intero workflow.

Sia per le aziende più strutturate con un customer service affiancato ad un reparto commerciale che per le aziende di piccole o medie dimensioni dove l’ufficio tecnico elabora totalmente la richiesta, B+B ha ideato Docupoint.

Docupoint non è solo un CRM ma è un gestore ed un pianificatore delle attività di pre-produzione che dona consapevolezza alle persone del loro carico di lavoro. La sua funzione è quella di innescare attraverso una migliore organizzazione di dati e informazioni un’ottimizzazione continua di metodi di lavoro e processi, migliorando così produttività e performance aziendali.

Il suo vantaggio principale è quello di esser stato pensato e strutturato partendo dalle esigenze e dai bisogni che le aziende clienti  hanno espresso. Molti lamentavano di non poter disporre di software che ricalcassero la loro organizzazione. Docupoint è un software “tailor made” che si modella ai processi e alle modalità operative dell’azienda utilizzatrice.

Il suo obiettivo primario è quello di migliorare la comunicazione tra ufficio tecnico ed ufficio commerciale. Donare completezza alle informazioni inserite, assegnando le attività a coloro che decidono di prenderle in carico attraverso un ciclo di approvazioni e fornendo al cliente tempi di risposta precisi. 

Leggi i casi dei nostri clienti che già lo utilizzano come Euroscatola o Ds Smith

La gestione delle aziende cartotecniche, di display o scatolifici.

In base al tipo di azienda e al prodotto che produce, Docupoint si modella alla configurazione di chi lo utilizza.

La gestione delle non conformità è per esempio un aspetto molto delicato per gli scatolifici. Questi spesso presentano al loro interno un ufficio preposto allo studio delle composizioni di performance di una scatola.

Allo stesso modo può donare velocità, semplicità ed automazione al processo di preventivazione e ordine. Dà la possibilità agli agenti o funzionari fuori sede di elaborare le richieste in tempi celeri. Aspetto sempre più richiesto nelle aziende cartotecniche.

Fornisce inoltre la possibilità di completare ogni minimo dettaglio del progetto, soprattutto quando è unico e complesso. E’ il caso di un display multimateriale.

Docupoint è un software web in grado di dare una spinta all’organizzazione aziendale, minimizzando gli errori e velocizzando i processi di pre-produzione.

Partire dalla propria organizzazione interna con l’aiuto di Docupoint può essere il primo vero intervento da valutare per donare chiarezza e precisione ai processi di pre-produzione. Tutto questo è possibile senza stravolgere il modo di lavorare utilizzato, facendo risparmiare tempo e costi inutili in attività non a valore aggiunto.

Leggi i casi dei nostri clienti che già lo utilizzano come Euroscatola o Ds Smith