Automazione: Moda o Necessità?

L’ ottimizzazione dei processi aziendali richiede l’applicazione di un insieme di strategie per incrementare l’automazione, riducendone gli errori, semplificando e rendendo chiara la comunicazione e aiutando i responsabili a comprenderne il funzionamento prendendo delle decisioni relative.

Non ci sono dubbi sul fatto che un sistema informatico capace di automatizzare i processi aziendali semplifichi la gestione di un’impresa e la renda più efficiente. Ma i software da soli non bastano. Anzi, a volte quando presentiamo una soluzione più avanzata rispetto a quella finora utilizzata, questa viene percepita quasi come “un’inutile complicazione”. La perplessità deriva soprattutto dal fatto che il software attualmente in uso non presenta limitazioni evidenti nell’ operatività quotidiana. Il mantenimento dello status quo è inoltre sicuramente meno impegnativo rispetto all’intraprendere un cambiamento migliorativo.

Infatti, adottare un nuovo software gestionale come un altro software che renda autonoma una fase di lavorazione, non significa soltanto imparare ad utilizzare un nuovo strumento, ma introdurre dei cambiamenti nella struttura organizzativa e nell’ approccio al lavoro.

Cosa fare prima di decidere di automatizzare

Le prime fasi di automazione dei processi non necessariamente implicano l’utilizzo di un software. Prima di apportare modifiche, è necessario identificare i processi. È opportuno ripensare al modo in cui il lavoro viene svolto e individuare le modalità con cui introdurre l’automazione. “Automatizzare” non significa necessariamente introdurre dei robot al posto degli individui ma che alcune lavorazioni manuali vengono svolte ove possibile per via elettronica.

Come può un processo essere migliorato? Quali le cause di inefficienza? L’automazione deve consentire di ridurre i passaggi manuali ed i passaggi automatizzati devono essere collegati tra loro in un processo automatizzato completo.

Occorre infine rappresentare il nuovo processo sotto forma di flusso di lavoro (workflow). Tutto deve essere verificato, migliorato, modificato ed infine approvato prima che il nuovo modello possa essere considerato operativo.

Automatizzare i processi significa guadagnare competitività e risorse. Ecco perché le aziende che vogliono crescere devono puntare all’innovazione: non per moda o per tendenza ma perché effettivamente, l’uso

di tecnologie per la digitalizzazione e l’automazione dei processi è in grado di dare nuova forza e nuova competitività a tutti i processi di business, guidando le aziende verso un modus operandi più agile e flessibile, nell’ottica di un’ottimizzazione generale di tempi e risorse.

I Vantaggi dell’ Automazione

Nell’era dell’organizzazione lean e della leva dell’ottimizzazione dei processi, l’automazione è la parola chiave. Nonostante ciò, l’implementazione di strumenti di automazione può intimorire. A fronte delle incertezze che colgono chi si appresta a compiere un passo rivoluzionario per la propria organizzazione, esistono tante buone ragioni per cui l’automazione rappresenta una scelta strategica vincente che può consolidare e migliorare la competitività dell’impresa.

I benefici conseguibili dipendono nello specifico, dal tipo di azienda e dal livello di automazione implementata ma, in linea generale, sono riconducibili a quattro aspetti.

TRASPARENZA E SICUREZZA

Flussi continui di telefonate ed email tra un reparto e l’altro non sono il modo migliore per organizzare e gestire il lavoro, soprattutto quando per portare a termine un determinato processo servono team diversi che intervengono in fasi diverse.

Noi abbiamo riscontrato che spesso all’interno di realtà di aziende clienti, questo aspetto è delicato e l’esigenza molto sentita soprattutto tra ufficio commerciale e ufficio tecnico cioè quando l’ordine del cliente diventa tangibile. Se ben gestito all’interno di un software, ogni workflow produttivo ha la sua linea di lavoro dove sono mostrate progressioni e notifiche in modo che ognuno sappia cosa deve fare, quando e se ci incorrono variazioni. Inoltre, tutte le operazioni, le richieste e le modifiche sono registrate e rintracciabili, riducendo al minimo il rischio di perdere informazioni.

CONSOLIDAZIONE E PIANIFICAZIONE DEI CONTROLLI INTERNI:

la precisa indicazione di chi deve assegnare i compiti, dare input, approvare o rifiutare gli output è una situazione che dovrebbe essere assolutamente normale in un’azienda che funzioni. L’automazione richiede ancor più consapevolezza e trasparenza oltre che una buona pianificazione a monte, pianificazione che può anch’essa essere agevolata dal software stesso.

RIDUZIONE DEI COSTI E DEI RISCHI D’ERRORE UMANO

Errori umani, equivoci e dimenticanze si traducono sempre in costi aggiuntivi e cercare di minimizzarli è una sfida che ogni azienda si trova ad affrontare. Ordini evasi in ritardo, materiali mancanti, reparti fermi, spedizioni lente o errate, incongruenze contabili: un sistema ERP correttamente configurato per automatizzare i processi aziendali permette di ridurre gran parte di questi errori e non solo. Attenzione però, perché un’automazione pianificata in maniera superficiale può causarne altri

TENERE TUTTO SOTTO CONTROLLO:

Gestire i flussi di lavoro in maniera automatizzata permette non solo di conoscere in ogni momento lo stato di lavorazione di ogni singolo ordine, ma anche di tenere sotto controllo il quadro generale della situazione: dai dati di produzione alle giacenze di magazzino, dall’andamento delle commesse alla produttività dei reparti e alla redditività dei prodotti. Automatizzare il monitoraggio significa produrre meno report e convocare meno riunioni, ottenendo un notevole risparmio di tempo.

Flusso di lavoro automatizzato della prestampa

Automatizzare significa innanzitutto pianificare. La scelta di un software che automatizzi la fase di prestampa, come quella di produzione o di gestione attraverso un ERP è un processo delicato. Coinvolge non solo il team aziendale a diversi livelli, ma anche lo stesso fornitore del software. Esso appunto non è un semplice fornitore, ma un vero e proprio partner tecnologico e strategico.

Noi di B+B crediamo negli sviluppi tecnologici e di processo. La fase di analisi e consulenza per noi è strategica e fondamentale per individuare insieme al cliente criticità ed opportunità. Siamo consapevoli però anche dei rischi e delle problematiche che l’installazione di nuove procedure possano comportare. Ecco perché pianificazione ed individuazione delle conseguenze devono essere alla base di ogni scelta strategica.