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Comunicazione efficace in Pre-Produzione

La comunicazione tra ufficio tecnico e ufficio commerciale è lenta, confusa ed alcune volte addirittura assente?

L’esigenza di migliorare le relazioni tra ufficio commerciale e ufficio tecnico, frutto di continui scontri giornalieri causati da errate o mancate comunicazioni, fraintendimenti e conseguenti rallentamenti nell’evasione degli ordini ha fatto nascere DOCUPOINT: il modulo di Packway dedicato alla gestione delle comunicazioni e all’organizzazione tra ufficio commerciale e ufficio tecnico.

DOCUPOINT facilita la gestione di tutto il ciclo di pre-produzione fino all’elaborazione del preventivo al cliente.

DOCUPOINT risulta il software adeguato per l’informatizzazione dei modelli di gestione delle richieste commerciali (DIP: dati interni di progettazione). In primo luogo il suo apprendimento è elementare, tutta l’azienda è in grado in pochissimo tempo di comprendere le sue potenzialità e di utilizzarle nel proprio lavoro quotidiano. Inoltre, i benefici derivanti da un suo pronto utilizzo, sono rapidamente riscontrabili così come i risultati derivanti dal suo uso corretto. DOCUPOINT adegua le più sentite esigenze comunicative ed organizzative di ogni azienda.

Conseguentemente il risparmio di tempo e la diminuzione di errori derivanti da un’ efficace comunicazione tra reparti, porta inesorabilmente ad una maggiore produttività e perciò ad una riduzione dei tempi di evasione degli ordini.

L’ IMPORTANZA DI UNA COMUNICAZIONE PRECISA E RESPONSABILE

Una volta inserito l’ordine dall’ufficio commerciale, il responsabile dell’ufficio tecnico, dopo un’attenta verifica, approva la richiesta organizzando il lavoro all’interno del proprio reparto. È possibile così tracciare il tempo di lavorazione di ogni commessa in modo da poterne verificare il timing e poterlo comunicare al cliente finale. Inoltre, una volta terminata la richiesta, il sistema invia automaticamente un’ e-mail al commerciale che l’ha creata con tutti i file allegati inerenti il progetto. Sia essa una scatola, un astuccio, un cofanetto, un espositore, una sagoma o qualsiasi altra cosa possa essere opportunamente disegnata dall’ufficio di competenza. Ogni progetto infatti genera in automatico nel disco di rete una struttura di cartelle divise per cliente, anno , progetto contenenti tutti i file creati durante la realizzazione dei lavori. Docupoint permette di analizzare e comprendere così eventuali problemi di gestione.

LA PERSONALIZZAZIONE DI DOCUPOINT WEB

DOCUPOINT WEB viene incontro al bisogno di adattamento della struttura aziendale. Che cosa fa? Genera applicazioni specifiche e personalizzate in modo che ogni azienda possa utilizzare quelle che riflettono la propria realtà, in base alla propria organizzazione delle procedure e dei ruoli interni. Le applicazioni sono collegabili a qualsiasi database aziendale. Questo significa che in un unico form è possibile vedere i dati anagrafici che arrivano da un crm, i dati della fatturazione da E-Solver, i dati dei progetti da DOCUPOINT, i preventivi da Packway etc. Tutto in un’unica finestra. C’è bisogno di vedere in modalità immediata tutto lo storico di un ordine? Ecco che interviene DOCUPOINT. È possibile utilizzarlo per la gestione di:

Ufficio tecnico : gestione di tutto quello che le richieste commerciali riversano sulla progettazione e conseguentemente dei preventivi che possono essere revisionati per delle modifiche dettate dai clienti.

Sistema qualità: non conformità e ticket task. Qualità,sicurezza e ambiente integrato.

Solleciti a fornitore: il planner gestisce la generazione dei solleciti da inviare ai fornitori.

liste di prelievo della logistica: da tablet di carellisti in magazzino dove poter visualizzare le materie prime da portare successivamente agli operatori a bordo macchina.

Documenti da contabilizzare ed integrazione con altri sistemi

CRM commerciale..

etc. Tutto questo è DOCUPOINT.

L’integrazione tra Docupoint e WebCenter

WebCenter è una piattaforma online di Esko che facilita la collaborazione aziendale. Consente agli utenti di gestire progetti e inserire note nei documenti, correggerli, approvarli o respingerli. WebCenter facilita e snellisce la comunicazione e rende più rapida l’evasione dell’ordine. WebCenter funge da archivio digitale contenente tutti gli strumenti necessari per l’elaborazione del progetto: grafiche, loghi, immagini, progetti 3d etc. L’ integrazione tra Docupoint e WebCenter costituisce il completamento di una comunicazione efficace ed efficiente sia interna che esterna all’azienda. In questo modo le richieste, le modifiche e il processo di elaborazione del progetto passa dal cliente all’ufficio commerciale, dall’ufficio tecnico a quello grafico. Tutto questo in tempo reale.

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